Lösung für Kommunen
IGA für Kommunen
Berechtigungsverwaltung für kommunale Systeme, im Betrieb auf Omada.
Eine Kommune hat mehr Bewegung in der Belegschaft als die meisten Organisationen gleicher Größe: Aushilfen in der Pflege, Vertretungskräfte in der Schule, Auszubildende, Saisonkräfte und Beschäftigte, die zwischen Fachbereichen wechseln. Gleichzeitig muss sie gegenüber Revision und Aufsicht belegen, wer Zugriff auf Bürgerdaten hat, warum und wer ihn freigegeben hat. Unsere Lösung ist die fertige Antwort darauf: Omada, angebunden an die kommunalen Quellsysteme, wobei wir die Arbeit aus anderen Kommunen wiederverwenden, sodass die nächste Kommune nicht bei null beginnt.
Der Ausgangspunkt
Eine Kommune hat mehr Bewegung als die meisten
Die meisten Kommunen haben denselben Unterbau: Personaldaten in einem Lohn- und HR-System, die Organisation in OS2MO oder im Lohnsystem gepflegt, die Benutzer in Active Directory und Entra ID, und den Zugriff auf die Fachsysteme an jeweils eigener Stelle verwaltet.
Was das zusammenhält, ist meist Handarbeit: ein Ticket an die IT, eine Merkliste bei der Führungskraft, eine Tabelle mit Aushilfen. Das trägt, solange sich jemand erinnert. Es trägt nicht, wenn die Revision die Historie sehen will oder wenn eine Person seit drei Monaten ausgetreten ist und weiterhin in die Pflegedokumentation kommt.
Unsere Lösung legt die Steuerung an eine Stelle und lässt die Personaldaten den Zugriff bestimmen – auch dann, wenn das Beschäftigungsverhältnis ein Enddatum hat.
Warum es jetzt drängt
- Die Anforderungen kommen von außen: Artikel 32 DSGVO, die kommunale Revision und – für die betroffenen Teile der Kommune – NIS2 setzen feste Prozesse und nachvollziehbare Nachweise voraus.
- Die Bewegung ist groß: Aushilfen, Auszubildende, Saisonkräfte und interne Wechsel wiegen in einer Kommune schwerer als in einem Unternehmen gleicher Größe.
- Das Anbieterrisiko ist real: eine Speziallösung für wenige Kunden steht und fällt mit diesem Anbieter, und die Verantwortung für den Zugriff bleibt in jedem Fall bei der Kommune.
Vier Herausforderungen
Erkennen Sie das aus Ihrer eigenen Kommune?
Es sind dieselben vier Dinge, unabhängig von der Größe der Kommune.
- Die neue Kraft wartet: Konto, Postfach, Fachsystem und die richtigen Berechtigungen müssen am ersten Tag stehen, doch die Anforderung läuft über Menschen, die auch anderes zu tun haben.
- Die Aushilfe wird nie geschlossen: befristete Verhältnisse haben in den Systemen kein natürliches Enddatum, und der Zugriff bleibt nach der letzten Schicht bestehen.
- Berechtigungen sammeln sich beim Wechsel: wer von der Pflege in die Bürgerdienste wechselt, bekommt neue Rechte, und die alten kommen mit.
- Die Nachweise liegen verstreut: die Antwort, wer was freigegeben hat, steckt in alten Mails und geschlossenen Tickets. Die Revision erwartet sie in Minuten, nicht in Wochen.
Die Lösung
Personaldaten bestimmen den Zugriff
Die Lösung ist Omada, eingerichtet für eine Kommune. Omada ist eine in Dänemark entwickelte IGA-Plattform, und wir sind ihr einziger Business Partner in Dänemark. Sie wird als Cloud, als Private Cloud oder als Sovereign Cloud in Containern bereitgestellt, je nach den Anforderungen der Kommune an Datenhaltung und Betrieb.
Die Aufteilung ist einfach: Lohn und HR sind die Quelle, Omada ist der Motor, und Active Directory, Entra ID und die Fachsysteme sind der Ort, an dem der Zugriff genutzt wird. Wird ein Beschäftigungsverhältnis angelegt, folgt der Zugriff von selbst, und er endet an dem Tag, an dem das Verhältnis endet.
Die Einrichtung ist Konfiguration in einer Standardplattform, kein Code nur für Sie. Das ist der Unterschied zwischen einer Lösung, die jemand anderes übernehmen kann, und einer, die an Einzelpersonen hängt.
Drei Glieder, ein Ablauf
- Lohn und HR: die Quelle dafür, wer beschäftigt ist, wo, auf welcher Stelle und wie lange.
- Omada: der Motor, der das Beschäftigungsverhältnis in Rollen, Berechtigungen, Freigaben und Rezertifizierung übersetzt.
- AD, Entra ID und die Fachsysteme: dort, wo der Zugriff bereitgestellt und täglich genutzt wird.
So funktioniert es
Die drei Ereignisse, die eine Kommune am häufigsten hat
Eintritt, Stellenwechsel und Austritt werden jedes Mal gleich behandelt, gesteuert von den Personaldaten der Kommune.
Die Anbindungen
Wir binden die Systeme an, die die Kommune schon hat
Die Anbindungen bauen wir von Kommune zu Kommune weiter aus. Die Systeme sind weitgehend dieselben, die Einrichtung variiert jedoch, daher passen wir lokal an, statt von null zu beginnen. Genau dieser Teil kostet in einem kommunalen Projekt üblicherweise Zeit, und genau ihn zahlt die nächste Kommune nicht noch einmal voll.
Lohn und HR
Das kommunale Lohnsystem ist die Quelle für Eintritt, Stelle, Organisation und Austritt. Wir lesen die Daten dort, anstatt die Führungskräfte bitten zu lassen, sie erneut einzutragen.
Organisation
OS2MO oder die Organisation im Lohnsystem als Quelle für Abteilungen, Führungskräfte und Stellen. Steht die Organisation, können Rollen automatisch zugewiesen werden.
Benutzer und Konten
Active Directory on-premises und Entra ID in der Cloud werden im selben Modell gesteuert, zusammen mit M365-Lizenzen, Postfächern und Gruppen.
Gemeinsame kommunale Dienste
Die gemeinsamen kommunalen Unterstützungssysteme und der Rollenkatalog, soweit die Kommune sie nutzt, damit der Zugriff darauf demselben Modell folgt.
Fachsysteme
Pflege und Gesundheit, Schule, Aktenführung und Finanzen. Standardanbindung, wo es eine gibt, und ansonsten die generischen Anbindungen der Plattform über API, SCIM oder Dateiaustausch.
Servicekonten und KI-Agenten
Nicht-menschliche Identitäten erhalten Eigentümer, Zweck und Ablaufdatum in derselben Plattform, statt in einer Tabelle zu leben.
Der Nutzen
Was die Kommune bekommt
Zugriff am ersten Tag
Standardzugriff wird nach Stelle, Abteilung und Standort zugewiesen, sodass die neue Kraft vom ersten Morgen an arbeiten kann.
Austritt am selben Tag
Der Austritt im Lohnsystem entzieht den Zugriff automatisch. Keine Merkliste und keine Ausgetretenen mit lebendem Zugriff auf Bürgerdaten.
Aushilfen mit Enddatum
Befristete Verhältnisse erhalten von Anfang an ein Ablaufdatum und müssen aktiv verlängert werden.
Self-Service, der die IT entlastet
Führungskräfte beantragen und genehmigen selbst, vollständig nachvollziehbar. Die meisten Anträge werden nie ein Ticket.
Rezertifizierung und Prüfspur
Feste Rezertifizierungen und die vollständige Historie, wer welchen Zugriff hatte und wer ihn freigab. Sie sind das ganze Jahr prüfbereit.
Ein Überblick über alles
Berechtigungen in Active Directory, Entra ID und den Fachsystemen erscheinen im selben Bild statt in einer Konsole pro System.
Zukunftssicherheit
Warum daraus keine neue Abhängigkeit wird
Eine Kommune, die erlebt hat, was die Abhängigkeit von der Speziallösung eines einzelnen Anbieters kostet, sollte dieselbe Abhängigkeit nicht erneut kaufen. Das sind die fünf Punkte, die wir selbst verlangen würden.
| Eigenschaft | Was das für die Kommune bedeutet |
|---|---|
| Standardplattform statt Speziallösung | Omada ist ein Produkt mit Kunden in ganz Europa und festen Releases. Neue Funktionen und Sicherheitsupdates kommen vom Hersteller, nicht von einer einzelnen Entwicklerin, die genau Ihre Einrichtung kennt. |
| Konfiguration statt Code | Die Einrichtung ist Konfiguration in der Plattform. Das hält die Betriebskosten über die Jahre niedrig und erlaubt es anderen, sie zu übernehmen, ohne sich in selbstgebauten Code einzulesen. |
| Die Kommune besitzt Daten und Einrichtung | Rollen- und Berechtigungsmodell, Zuweisungsregeln und Historie lassen sich exportieren. Der Exit-Test ist einfach: kann ein anderes Unternehmen als wir den Betrieb innerhalb eines Monats übernehmen? Die Antwort muss ja sein. |
| Die Kommune wählt die Betriebsform | Dieselbe Plattform wird als Cloud, als Private Cloud und als Sovereign Cloud in Containern bereitgestellt. Die Kommune wählt die Form, die ihren Anforderungen entspricht, und kann später wechseln, ohne die Plattform zu wechseln und ohne umzubauen. |
| Bereit für das Nächste | Servicekonten und KI-Agenten werden in derselben Plattform gesteuert. Was heute eine Tabelle technischer Konten ist, wird Teil der normalen Berechtigungsverwaltung. |
Wir beraten zu Identitäten und Berechtigungen, nicht zum Vergaberecht. Der konkrete Beschaffungsweg und die Vertragsbedingungen sind Sache der Kommune.
Mehrere Kommunen, ein Fundament
Die Kommunen haben mehr gemeinsam, als Kommunen es üblicherweise haben
Mehrere dänische Kommunen sind heute auf der Plattform im Betrieb, und das ist Teil des Grundes, warum wir von einer Lösung und nicht von einem Projekt sprechen. Sie ziehen Personaldaten aus denselben Lohn- und HR-Systemen, sind an dieselbe gemeinsame kommunale Infrastruktur angebunden und haben dieselben Prozesse für Eintritt, Wechsel und Austritt.
Deshalb verwenden wir die Arbeit aus anderen Kommunen wieder, statt jedes Mal von null zu beginnen. Das verkürzt die Umsetzung, senkt die Betriebskosten, und die Erfahrungen aus einer Kommune kommen den nächsten zugute. Es gibt immer lokale Unterschiede in Systemen, Organisation und Prozessen, daher ist das Wiederverwendete der Ausgangspunkt – angepasst an Ihre Kommune.
Namentliche Referenzen teilen wir im Gespräch, sobald die Referenzkundin zugestimmt hat.
Über die Partnerschaft mit OmadaWas wiederverwendet wird
- Die Anbindungen an die kommunalen Quellsysteme, angepasst an Ihre Einrichtung.
- Das Rollen- und Prozessmodell mit Bereitstellung am ersten Tag und Aushilfenverwaltung, lokal anpassbar.
- Das Nachweispaket für die Revision, damit die Antwort auf die Frage nach dem Nachweis ab Tag eins ja ist.
Der Ablauf
Vier Schritte, und Sie können nach jedem aufhören
Die Reihenfolge ist so gebaut, dass die Kommune genug weiß, um den nächsten Schritt zu entscheiden, bevor er größer wird.
01 · Unverbindliches Gespräch
45 Minuten, keine Produktdemo
45 Minuten in Teams mit einer Beraterin: wo stehen Sie, was ist dringend, und was ist der nächste Schritt. Keine Produktdemo.
02 · Entscheidungsgrundlage
Bedarf, Anforderungen und Budget – im Besitz der Kommune
Aufnahme von Bedarf, Anforderungen und Wirtschaftlichkeit, die Ihnen gehört. Aufbauend auf unserem Vorprojekt IGA Ready, zugeschnitten auf eine Kommune, die ihren Bedarf kennt. Vier bis acht Wochen.
03 · Umsetzung
Erster Bereich nach wenigen Monaten in Betrieb
Einrichtung auf dem gemeinsamen Fundament, Anbindung der kommunalen Quellsysteme, Rollenmodell und Übergabe in den Betrieb. Der erste Bereich ist nach Monaten im Betrieb, nicht nach einem Jahr.
04 · Betrieb und Weiterentwicklung
Wir betreiben die Lösung und nehmen neue Systeme mit
Managed IGA: wir betreiben die Lösung mit vereinbarter Reaktionszeit, halten die Anbindungen am Leben und nehmen neue Systeme mit auf.
Deshalb IAM Group
Was Sie mit uns bekommen
Omadas einziger Partner in Dänemark
Wir sind Omadas einziger Business Partner in Dänemark. Das ergibt einen kurzen Weg zum Hersteller, wenn etwas geklärt oder korrigiert werden muss.
Über die Partnerschaft →Kommunale Projekte und SKI
Wir haben laufende kommunale Projekte im Bereich Identitäten und Berechtigungen, und wir sind aufgenommener Lieferant in SKI 02.06 Standardsoftware, sodass die Kommune die Lösung über SKI beschaffen kann.
Zum Einkauf über SKI →Beratung vor Produkt
Sieht das Bild anders aus als auf dieser Seite beschrieben, sagen wir es. Wir arbeiten auch mit Pointsharp und One Identity.
Alle Partner ansehen →Nur Identitäten und Zugriff
Das ist unser ganzes Fach. Ergebnisse und Entscheidungsgrundlagen sind fertig für Leitung, Steuerungsgruppe und Revision.
FAQ
Häufige Fragen
Müssen wir ausschreiben?
Lizenz und Umsetzung einer neuen Plattform überschreiten in der Regel die Schwellenwerte. Die Kommune kann dann selbst ausschreiben oder über das dynamische Beschaffungssystem 02.06 Standardsoftware von SKI einkaufen, in dem wir aufgenommener Lieferant sind und für das SKI die Ausschreibung im Namen der Kommune durchgeführt hat. Beratung und Entscheidungsgrundlage liegen üblicherweise darunter und können bei Ihnen selbst entschieden werden. Die Bewertung ist Sache der Kommune, die Reihenfolge kennen wir.
Wir schauen uns OS2MO an. Ist das nicht dasselbe?
Nein, und die beiden schließen sich nicht aus. OS2MO betrifft Organisations- und Personaldaten. Unsere Lösung liegt darüber und steuert Rollen, Berechtigungen, Freigaben und Rezertifizierung. OS2MO kann dabei gut das Quellsystem sein.
Wie lange dauert es, bis wir etwas sehen?
Eine Entscheidungsgrundlage dauert vier bis acht Wochen. Die Umsetzung läuft in Etappen, der erste Bereich ist nach Monaten im Betrieb. Wir beginnen dort, wo die Wirkung am größten ist, und das sind fast immer Austritte und Aushilfen.
Wir haben heute eine Lösung. Können Sie sie so übernehmen?
Wir nehmen auf, was sie tatsächlich für Sie tut, und decken sie mit einem Standardpaket ab, das erweitert werden kann. Eine eins zu eins kopierte Speziallösung würde dieselbe Abhängigkeit mitbringen.
Was kostet das?
Das erste Gespräch kostet nichts. Nach dem Gespräch erhalten Sie eine konkrete Schätzung für die Entscheidungsgrundlage und eine Preisspanne für Umsetzung und Betrieb, die Sie intern weitergeben können.
Materialien
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Ein Whitepaper zur Lösung und eines zum Weg nach vorn für Kommunen mit ID Connect, beide für IT-Leitung und Informationssicherheitsbeauftragte in einer Kommune. Beide auf Dänisch und gegen Kontaktdaten.
Whitepaper: Kommune IGA (Dänisch)
Woraus die Lösung besteht, an welche Systeme sie anbindet, was die Kommune davon hat und wie ein Projekt vom ersten Gespräch bis zum Betrieb aussieht.
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Kristian Thim · CTO, IAM Group